www.kpu-bogorkota.go.id - Selesainya Pemilihan Umum Tahun 2014, meninggalkan banyak berkas dan dokumen yang perlu diarsipkan. Pengarsipan dokumen Pemilu merupakan salah satu bentuk kontrol terhadap pelaksaan sistem pemilu, juga merupakan alat bukti yang sah terkait Pemilihan Umum mulai dari Pemilu Legislatif, Pemilu Presiden, Pemilu Gubernur sampai Pemilu Walikota. Arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah serta mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. 

Seiring berjalannya waktu, arsip dan dokumen pemilu yang berbentuk fisik berupa kertas memerlukan perawatan yang menyeluruh dengan ruang penyimpanan yang besar untuk menjaga agar dokumen dan arsip tersebut tidak rusak karena dimakan waktu. Oleh karena itu, KPU Kota Bogor berupaya untuk menjaga arsip dan dokumen Pemilu dengan menggunakan teknologi informasi. 

Upaya tersebut yaitu melalui proses digitalisasi arsip dan dokumen dengan cara menciptakan suatu Aplikasi Sistem Kearsipan dan Dokumen Pemilu berbasis teknologi informasi guna memberikan kemudahan bagi para pemangku kepentingan dan masyarakat untuk mengakses informasi, khususnya terkait Pemilihan Umum di Kota Bogor. Aplikasi ini menyimpan arsip dan dokumen secara digital yang dibagi ke dalam 5 (lima)  klasifikasi kegiatan yaitu kegiatan Pemilu Legislatif, Pemilu Presiden dan Wakil Presiden, Pemilu Gubernur dan Wakil Gubernur, Pemilu Walikota dan Wakil Walikota Bogor serta kegiatan lain di luar kepemiluan. Demikian diungkapkan oleh Sekretaris KPU Kota Bogor, Encep Alhamidi, Senin (1/12).

Untuk men-digitalisasi arsip dan dokumen, pertama-tama, arsip dan dokumen yang berupa kertas dipilah dan diklasifikasikan, kemudian dipindai menggunakan scanner. Hasil pemindaian tersebut diunggah ke dalam aplikasi Sistem Kearsipan dan Dokumen. Dalam mengakses apliklasi ini setiap user/operator harus login ke Sistem Kearsipan dan Dokumen dengan menggunakan username dan password sehingga dapat melakukan pencarian data berdasarkan klasifikasi kegiatan pemilu.Data tersebut disajikan dalam bentuk pdf dan dapat pula diunduh dalam bentuk Microsoft Excel yang selanjutnya dapat dicetak maupun diolah sesuai kebutuhan.

Aplikasi Sistem Kearsipan dan Dokumen ini selain dapat menyimpan puluhan ribu lembar arsip, juga dapat menyimpan dokumen dalam bentuk foto, audio maupun video. Aplikasi Sistem Kearsipan dan Dokumen ini merupakan bagian dari upaya pelestarian dan penyelamatan arsip sesuai standar ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).

Lebih lanjut Encep menjelaskan bahwa, manfaat sistem kearsipan berbasis elektronik ini bagi KPU sendiri adalah antara lain; Terpeliharanya arsip/dokumen Pemilu di Kota Bogor dengan baik, akurat dan lengkap; Proses pencarian kembali dan penyajian informasi lebih cepat; Penghematan investasi berupa ruang kearsipan dan perawatan; Akses dan penggunaan informasi oleh lebih dari satu pengguna dalam waktu yang bersamaan; serta Memperkecil kemungkinan hilang atau hancurnya arsip/dokumen.

Sedangkan manfaat bagi pemerintah adalah merupakan bagian dari upaya Pelestarian dan penyelamatan arsip/dokumen pemilu sebagai data sejarah bangsa khususnya dalam proses pembangunan demokasi di negara Indonesia. 

Sedangkan manfaat bagi Masyarakat adalah untuk Memenuhi pelayanan informasi publik dengan cepat dan lengkap tentang data/dokumentasi Pemilu di Kota Bogor.